Descubra oportunidades através da análise da causa raiz

Pense em como você reage ao ser indagado sobre um tópico, que pode não ser sua responsabilidade, dentro da sua empresa ou em conversas com um cliente. A maneira que a conversa continua a partir desse momento, depende exclusivamente de você e pode ter repercussões inimagináveis no futuro.

Pode parecer bobagem, mas isso acontece rotineiramente conosco e é a partir desses momentos que as oportunidades aparecem. Utilizo a técnica dos "5 Porquês", criada por Sakichi Toyoda, para entender melhor o real problema e no final conseguir extrair a causa raiz para poder ajudar. As vezes, a pessoa não sabe explicar muito bem o que está acontecendo, ou não sabe expressar exatamente o que precisa, mas ela ainda assim necessita de ajuda. Esse exercício de buscar os reais motivos por trás dessa conversa inicial faz toda a diferença, acredite! Além do que, na maioria das vezes, o resultado final consegue atingir uma solução no mínimo razoável para a pessoa que busca ajuda.

A intenção é a cada "porquê" que você questionar a pessoa, você conseguir mais informações sobre o que realmente está acontecendo. A medida que a pessoa vai pensando mais sobre o problema, para lhe responder, podem surgir novos caminhos/dúvidas. No "quinto porquê" os dois vão ter uma visão mais detalhada e  talvez vocês descubram que inicialmente o que a pessoa enxergava era um sintoma e não realmente a causa raiz do problema.

Independente de como a conversa termine, todos acabam compartilhando conhecimentos e o resultado será um maior embasamento sobre o assunto no final. Afinal você vai se aprofundar mais sobre o assunto e não será uma discussão rasa, que pode nem ser a solução do problema dessa pessoa. Precisamos tratar as questões, do nosso dia a dia, como uma oportunidade de encontrar meios ou soluções aos problemas e questionamentos.

Referências:
http://www.toyota-global.com/company/toyota_traditions/quality/mar_apr_2006.html

https://en.wikipedia.org/wiki/5_Whys

Desperdícios

Durante nosso dia a dia, todos procuram evitar e remover os desperdícios em busca da produtividade. Infelizmente, a maioria das vezes, não é fácil perceber aonde estamos gastando mais energia ou tempo, criando desperdícios desnecessários. No livro "The Coaching Booster" o desperdício foi separado em oito categorias, que estão ajudando a me organizar. Seguem abaixo as categorias:

WAITING
Acontece quando não estamos agindo ou fazendo, apenas esperando que algo aconteça. Quando você perceber esse sintoma é sinal que já está acontecendo a um bom tempo e a mudança precisa ser imediata. Exemplo: Aquela reunião que você vai e fica 15 minutos esperando iniciar. Caso seja você o atrasado, então é você que está causando desperdício em todos os outros participantes.

INVENTORY
Acontece quando você tem inúmeras coisas a fazer e não consegue se organizar. Quanto mais você acumula tarefas não resolvidas, mais problemas para gerenciar você vai acumulando. Uma boa estratégia, é usar a técnica do Urgente x Importante, para definir suas prioridades e começar a gerenciar suas tarefas.

MOTION
Pode acontecer quando seu "inventory" está muito grande e então você resolve atacar muitos problemas ao mesmo tempo. Causa a falsa impressão de produtividade, mas na verdade é o oposto. Você gasta mais tempo e mais energia para resolver as tarefas. No final você estará exausto e ainda restarão muitas tarefas inacabadas para terminar.

REWORK
Repetir e atacar os mesmos problemas é um desperdício. Gaste um pouco mais de tempo e procure entender bem o problema para resolver de primeira. Se você tiver que voltar ao problema por um mau entendimento, provavelmente estará sem tempo e sua solução não será tão boa como seria se tivesse realizado naquele momento.

OVER-PRODUCTION
Fazer mais que o necessário e sem objetivo claro é um desperdício. Lembre-se da estratégia: Urgente x Importante. Pense enquanto estiver trabalhando, saiba o que você está fazendo e o quanto é necessário para finalizar com satisfação. Não adicione nada antes de ter certeza de que é necessário, pois isso aumenta a complexidade, tornando-se pior forma de desperdício. Por isso, o ideal é fazemos de forma incremental.

OVER-PROCESSING
O objetivo é fazer o suficiente para atingir o valor que você busca alcançar. Pense novamente no que estiver trabalhando e o que está agregando valor no processo, para que você conclua a tarefa. Limite os processos com base na produtividade. Alguns processos devem morrer com passar do tempo, quando ele não ajudar mais na conclusão da tarefa.

TRANSPORTATION
Pense e organize-se para resolver as tarefas, da maneira simples. Hoje em dia temos: reuniões, transito, família, lazer e ficar gastando tempo a mais por falta de organização é um desperdício. Todas as coisas que você organiza e prepara, que não são utilizadas para resolver o problema também são um desperdício. Obviamente, nem toda forma de transporte é desperdício.

WASTE of INTELLECT
Ter noção dos próprios limites e saber o momento de pedir ajuda. Chega um determinado momento que dividir o problema com alguém que possa ajudar, evita desperdício de ficar empacado e sem solução por dias. Muitas vezes ao explicar e dividir o problema, acaba nos ajudando a encontrar uma solução.